Op 26 april 2010 is de dienstverlening van start gegaan, sinds dan rijdt de bibus rond en kan men er dagelijks terecht op een of ander plein of langs een of andere straat! Het is een ultramoderne bus, op maat ingericht en uitgerust met de modernste technologieën. De bibus heeft als doel de dienstverlening van gemeente, OCMW en bibliotheek naar de inwoners van de deelgemeenten te brengen. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een vast wekelijks rittenschema en worden de dorpskernen van Heestert, Moen, Otegem, Sint-Denijs en Zwevegem-Knokke aangedaan.
Voor de inwoners van de deelgemeenten betekende dit een grote verandering. De bestaande dienstverlening die zij in de uitleenposten kregen, werd uitgebreid. Er is immers ook internet op de bibus, je kunt er de catalogus consulteren en boeken reserveren uit de bibliotheek... Er zijn natuurlijk boeken aan boord, maar ook tijdschriften, luisterboeken en dvd's. Met de bibus komt meteen ook de hele bibliotheekcollectie tot je beschikking. Alles wat in de bib kan, kan je ook op de bibus doen. Deze laatste heeft met een zelfuitleensysteem zelfs een primeur in de aanbieding! Maar wees gerust, er zijn steeds twee medewerkers aan boord om je te helpen en alle nodige informatie te verstrekken.
Ook de gemeentelijke dienstverlening in de gemeenschapshuizen is verhuisd naar de bibus. En ook die dienstverlening werd uitgebreid. Een online verbinding met de gemeentediensten maakt dat een groot aantal producten kant-en-klaar kunnen afgeleverd worden op de bibus. Informatie, brochures, tickets, grabbelpassen, vuilniszakken, enzovoort... De bibus brengt alles naar de mensen toe!
De bibus brengt zijn grote aanbod op locaties waar er voorheen helemaal geen was: alle scholen op de deelgemeenten én de school in Zwevegem-Knokke kunnen van de bibus gebruik maken; inwoners van Otegem en Zwevegem-Knokke kunnen ook dicht bij huis de bibus bezoeken.
Omdat de bibus elke gemeente drie keer per week aandoet tijdens het schooljaar en dus meer openingsuren heeft dan de gemeenschapshuizen en uitleenposten, zijn er ook meer mogelijkheden om hem een bezoekje te brengen.
De Zwevegemse bibus is een pilootproject op verschillende terreinen:
- De bibus is de eerste bibliobus in de provincie West-Vlaanderen
- De bibus is de eerste biblioservicebus in Vlaanderen
- De bibus gebruikt als eerste bib de RFID-technologie bij wisselcollecties
Hoe de bibus er is gekomen, en wat er allemaal komt kijken bij het organiseren van een mobiele dienstverlening, zetten we hierna nog even op een rij.
1. Van nood naar idee
De Zwevegemse gemeentelijke openbare bibliotheek heeft een sterk uitgebouwde en goed functionerende hoofdbibliotheek. Met een collectie die voortdurend in evolutie is, en daarbovenop een uitgebreid gamma aan (vakantie)activiteiten, kun je gerust stellen dat het in de hoofdbibliotheek meer wel dan niet gonst van de bedrijvigheid!
Maar die mooie medaille heeft ook een keerzijde: de uitleenposten. In slechts 3 van de 4 deelgemeenten was er een uitleenpost van de bibliotheek. In Otegem was er niets, in Heestert, Moen en Sint-Denijs was er wel een lokaal, met toegewijde personeelsleden en een mooie voorraad boeken, maar zonder catalogus, zonder computer, zonder internet, ...
De bibliotheek en het gemeentebestuur waren er zich van bewust dat die situatie dringend moest aangepakt worden. Het uitbouwen van een bibliotheekservice naar álle scholen, álle instellingen en álle wijken van de gemeente toe werd dan ook als hoogste prioriteit opgenomen in het beleidsplan van de bibliotheek. Uitgangspunt hierbij is dat woonplaats of locatie van een school niet bepalend mogen zijn voor de kansen die men heeft om gebruik te maken van de bibliotheek.
Het uitbouwen van 4 degelijk gehuisveste, goed ingerichte, optimaal uitgeruste en volledig geautomatiseerde uitleenposten is een zeer dure aangelegenheid, en bovendien ook zeer arbeidsintensief. Er werd gezocht naar alternatieven. Zo is het idee gegroeid om te werken met één bibliotheek, een mobiele: een bibliobus die naar de wijken, dorpskernen, scholen en instellingen toe gaat.
2. Van bibliobus naar biblioservicebus
Naast de bibliotheek stond en staat ook het gemeentebestuur voor een grote uitdaging. Er is de beslissing om een nieuw administratief centrum uit te bouwen in de vroegere kantoorgebouwen van de firma Bekaert. Nu zitten de gemeentediensten verspreid over tal van gebouwen. Geen gemakkelijke klus voor de inwoners om te weten met welke vraag ze waar terecht kunnen. In dat nieuw administratief centrum wil de Gemeente alle diensten van gemeente en OCMW centraliseren en echt werk maken van een goed uitgebouwde, efficiënte en kwalitatieve dienstverlening.
Maar het gemeentebestuur wil niet alleen werk maken van de centralisatie van een functionele dienstverlening. Tezelfdertijd wil ze een dienstverlening op maat uitbouwen voor de niet of minder mobiele inwoners. Het gemeentebestuur en het OCMW vinden het heel belangrijk aanwezig te zijn in elke deelgemeente. Net zoals de bib, wil ook het bestuur met zijn diensten naar de inwoners toe gaan. Een rondrijdende, volledig geautomatiseerde gemeentelijke dienstverlening kan een efficiënt middel zijn om te komen tot een klantvriendelijke, correcte en directe dienstverlening voor elke inwoner, ook de niet-mobiele.
Niet alleen de gemeentelijke administratie, maar ook het Sociaal Huis en OCMW willen via de centralisatie van de dienstverlening in het nieuw administratief centrum, via een digitale productencatalogus en via een rondrijdende service het diensten- en voorzieningenaanbod versterken. Het idee bibliobus kreeg dus al voor de start een belangrijke uitbreiding van met name het aanbod: naast de bibliotheek in al haar aspecten, zal de bus ook de sociale en gemeentelijke diensten (services) aanbieden: zo werd de bibliobus een BIBLIOSERVICEBUS.
Met die biblioservicebus wil de gemeente actief aanwezig zijn in de landelijke kernen. Het doel is duidelijk: met de biblioservicebus wil het bestuur de leefbaarheid van de plattelandskernen en het welzijn van de inwoners verhogen. Een uitdaging, een nieuwe dynamiek.
Met het biblioservicebusproject willen we wederzijdse bevruchting stimuleren. Het veelzijdige aanbod op de biblioservicebus zal een zeer verscheiden publiek aanspreken, waarbij de ene service bevruchtend kan werken voor de andere. We willen specifieke doelgroepen bereiken:
- kinderen via de halteplaatsen bij de scholen
- ouders via hun kinderen
- senioren, kansarmen en gezinnen zonder wagen via de halteplaatsen in de dorpskernen
- bewoners van het rust- en verzorgingstehuis en jongeren van het begeleidingstehuis via de halteplaats bij de instelling
3. De praktijk
3.1 Basisprincipes
- we bieden een totaalaanbod: bibliotheek én gemeentelijke dienstverlening, OCMW én Sociaal Huis inéén
- we kiezen voor een mobiele vorm, een voertuig dus
- online automatisering is een must
- we werken met vaste halteplaatsen in dorpskernen, aan scholen & instellingen en een vast wekelijks rittenschema
3.2 Welke dienstverlening
De dienstverlening heeft 3 grote pijlers:
- de Gemeente
- het OCMW en Sociaal Huis
- de bibliotheek
3.2.1 De gemeentelijke dienstverlening
De realisatie van het nieuw administratief centrum en het aanbieden van dienstverlening op de biblioservicebus zijn belangrijke keerpunten voor de gemeente. In beide realisaties staat de dienstverlening centraal. Hierbij was het dan ook essentieel een duidelijke visie op dienstverlening te bepalen: alle producten van alle diensten worden via de productencatalogus in kaart gebracht. Eenvoudige producten verhuizen naar het snelloket in het nieuw administratief centrum, en alle producten van het snelloket worden ook op de bibus aangeboden.
Denken we maar aan: standaardinformatie op het vlak van milieu en stedenbouw, typedocumenten, het afhalen of afgeven van stukken op het vlak van bevolking burgerstand, aanvraagformulieren voor toelagen en subsidies, de reservatie van infrastructuur, de bewonerskaart, folders, inschrijving voor activiteiten, verkoop van grabbelpassen en culturele abonnementen, enz.
3.2.2 Dienstverlening OCMW en Sociaal Huis
Ook het OCMW en het Sociaal Huis gaan volledig mee in het project van het nieuw administratief centrum en de bus. Niet alleen gebouwen en voertuig worden gemeenschappelijk werkterrein, maar ook en vooral de dienstverlening wordt gecentraliseerd en samengebracht. Snelloket en productencatalogus spelen ook hier een centrale rol. Voor basisproducten hoef je je niet ver te verplaatsen, hoef je niet aan te schuiven.
Hierbij denken we aan aanvragen van verwarmingstoelagen, poetsdienst, maaltijden aan huis, zorgtoelagen, het reserveren van speelgoed bij de spelotheek, enz.
Voor gespecialiseerde materie en persoonsgebonden aangelegenheden kunnen mensen een afspraak maken.
3.2.3 Bibliotheekservice
Bibliotheek en biblioservicebus zijn voor ons één geheel. Dit betekent concreet dat de bibcollectie ook de buscollectie is, en omgekeerd. Dit mogelijk maken betekende een aantal belangrijke aanpassingen in de bibliotheekwerking.
Vooreerst is er de aansluiting op het provinciaal bibliotheeksysteem. Door de aansluiting op het PBS is de bibliotheekcatalogus niet langer bibgebonden, maar online raadpleegbaar. Die webcatalogus is tevens de poort naar een hele reeks e-services: je weet op elk moment of een boek al of niet beschikbaar is in de bib of op de bus, je weet ook meteen of het boek effectief op het rek staat of uitgeleend is. Je kan online een reservatie plaatsen, niet alleen van uitgeleende materialen, maar ook van items die aanwezig zijn in de bib of op de bus. Je bepaalt zelf wààr je het gereserveerd boek wil afhalen. Je kiest je uitleenlocatie, en ook je inleverlocatie: wat je ontleende in de bib kan je inleveren op de bus en omgekeerd.
Een tweede belangrijk element betreft de buscollectie zelf. Welke boeken plaatsen we op de bus? Die collectie is voor ons even mobiel als het voertuig zelf. Gaan we naar de scholen, dan nemen we kinder- en jeugdliteratuur mee. Gaan we naar het rust- en verzorgingstehuis dan komen er extra daisyboeken en grootletterboeken op de bus.
Om die mobiliteit van de collectie in de praktijk haalbaar te maken is geopteerd voor een RFID-gestuurd uitleensysteem, waarbij pakketverwerking mogelijk is. Het verwerken van wisselcollecties op basis van RFID is een primeur: die RFID-toepassing is op vraag van de Zwevegemse bib ontwikkeld en op punt gezet.
En ten slotte: de bus is net als de bib ook een openbare computerruimte met internet en online databanken voor het publiek.
3.3 ICT en personeel
ICT en personeel spelen een centrale rol op de biblioservicebus:
- Een draadloze online verbinding met het gemeentelijk netwerk is een must;
- Een goed uitgebouwde productencatalogus, de webcatalogus van de bib, intranet en internet vormen de basis voor de dienstverlening;
- Er zullen steeds 2 personeelsleden aanwezig zijn op de bus, die beiden zullen instaan voor de totale service (zowel bib, gemeente als OCMW)
- Alle personeelsleden zijn ook chauffeur en hebben een rijbewijs C
- Aan de personeelsleden worden hoge eisen gesteld: ze moeten niet alleen flexibel zijn, maar ook multifunctioneel, handig en klantvriendelijk. Ze zijn bruggenbouwer tussen bestuur en inwoner, en tussen gemeente, OCMW en bib.
3.4 De naam van de bus
Van de zoektocht naar een geschikte naam, is een grootschalig communicatiemoment gemaakt. Er is een oproep gelanceerd bij inwoners, bestuur en personeel, iedereen kon voorstellen indienen. Na lang wikken en wegen is de knoop doorgehakt: onze biblioservicebus zal door het leven gaan als bibus Zwevegem. Die naam weerspiegelt enerzijds de kerntaken: informatie én bibliotheek en anderzijds ook het type voertuig: een bus.
3.5 Welk voertuig
Er is gekozen voor een voertuig op mensenmaat, geen reuze trekkeroplegger maar een voertuig met een open karakter en bestuurbaar met een rijbewijs C. Er is een lift voor rolstoelgebruikers en voor boekentransport. Er zijn geen externe trappen zodat halteplaatsen langs voetpaden mogelijk zijn. De inrichting is erg functioneel zodat de ruimte maximaal benut kan worden. Daarnaast is er ook het nodige basiscomfort: stelpoten, sanitair, kitchenette en airco.
Op basis van een Europees lastenboek zijn offertes opgevraagd. Eind september 2009 is de opdracht toegewezen aan de NV Van Hool uit Koningshooikt.
3.6 Halteplaatsen en rittenschema
In elk dorpscentrum en aan elke school en instelling is een halteplaats voorzien: in totaal zijn dat er 13.
De bus rijdt volgens een vast wekelijks schema. Er is aansluiting met de aanwezige mobiele handel. Vaste halve dagen zijn voorbehouden voor de scholen, zodat hetzelfde schema ook organisatorisch en qua bezetting haalbaar is in de schoolvakanties.
Elke dorpskern wordt 2x per week aangedaan. Elke school wordt wekelijks bezocht. Maar de inwoner kan ook terecht op de bus tijdens de statijden aan de scholen. De statijden willen we niet te kort maken: aan de scholen staan we 3 uur, in de dorpskernen anderhalf uur.
4. Ondersteuning, samenwerking, financiering
Een pilootproject uitwerken vraagt heel wat energie en denkwerk. Maar gelukkig kunnen we voor tal van zaken een beroep doen op de deskundigheid van verschillende instanties.
We denken hierbij aan:
- Leiedal: productencatalogus
- Westkans: toegankelijkheidsadvies
- De Datawarehousing-Gis-cel van de provincie: omgevingsanalyse en situatieschets van de gemeente
- Provinciaal Steunpunt sociale planning: wijkenonderzoek
- Winob (streekgericht bibliotheekbeleid): trajectbegeleiding
- Plattelandsloket van de Provincie: opvolging van het subsidiedossier
De bibus en het hele project hebben uiteraard een prijskaartje. Een grote investering, die mogelijk is dankzij: de projectsubsidie van 50.000 € van het streekgericht bibliotheekbeleid van de Provincie en 30% subsidie als plattelandsproject.
Meer info
www.west-vlaanderen.be/plattelandsontwikkeling
Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling
Zwevegem