Deze veiligheidsprocedure is enkel van toepassing op evenementen georganiseerd op het grondgebied van de gemeente Zwevegem. De procedure is goedgekeurd door het College van Burgemeester en Schepenen op 8 november 2022.
Je aanvraag tijdig indienen
De aanvraag dient tenminste 90 kalenderdagen (drie maanden) voor het evenement ingediend te worden via het gemeentelijk webplatform Eaglebe, dit volgens het politiereglement van Zwevegem. Voor buurtfeesten wordt een uitzondering gemaakt: deze dienen tenminste 60 kalenderdagen voor aanvang van het evenement aangevraagd te worden.
Wat indien de aanvraag niet tijdig werd ingediend?
De laattijdige aanvragen voor grote evenementen worden automatisch afgekeurd. De laattijdige aanvrage, voor kleine en middelgrote evenementen worden voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen. Zij beslissen op basis van de aanvragen en het advies van de dienst Noodplanning én de adviezen van de hulpverleningsdiensten of dergelijke aanvragen al dan niet goedgekeurd worden.
De inhoud van je aanvraag
Voor elk evenement dien je enkele documenten aan te leveren. De dienst preventie stuurt altijd voorbeelddocumenten mee om je hierbij te begeleiden. Afhankelijk van welk type evenement je organiseert en wat de omvang is, behoren onderstaande documenten tot je aanvraag:
- Een veiligheidsplan bevat gegevens van de organisator, de aard van het event, het terrein, de toegankelijkheid, het doelpubliek, de inzet van de hulpdiensten…
- Een inplantingsplan geeft het volledige terrein weer. Het toont de algemene inplanting van het terrein t.o.v. de omgeving (wegen, gebouwen, waterwegen…).
- Een detailplan geeft het terrein gedetailleerd weer. Hierop staat de indeling van het terrein met de verschillende zones en uitrustingen, voorzieningen, tenten, sanitair, PA, catering, EHBO, evacuatiewegen, attracties, hydranten… Dit plan kan eventueel gecombineerd worden met het inplantingsplan.
- Een risicoanalyse omvat het zoeken naar gevaren, de inschatting van de risicogrootte en de voorziene maatregelen/afspraken in functie van het wegnemen en verminderen van risico’s, de bescherming van het publiek…
- Een actieplan weersextremen omvat de opsomming van de maatregelen bij weersextremen zoals hitte, regenval, onweer, sneeuwval, ijzel, mist…
- Een mobiliteitsplan is een, plan met de parkings, de routes naar de parkings en de routes/faciliteiten tussen de parkings en het evenementterrein.
Lees de volledige veiligheidsprocedure (pdf)
Voorbeeld: inplantingsplan + detailplan Voorbeeld: mobiliteitsplan