Privacy

Als openbaar bestuur verwerken we heel wat van uw persoonsgegevens. Dit kan bijvoorbeeld gaan over uw naam, adres, telefoonnummer, stedenbouwkundige gegevens, financiële gegevens, inschrijvingen voor activiteiten, het internetadres van uw computer (ook IP-adres genoemd)…. Heel wat van deze gegevens gebruiken we om onze wettelijke verplichtingen te kunnen vervullen of om de door u gevraagde diensten te kunnen voorzien. Wij vinden het belangrijk om op een correcte manier met deze gegevens om te gaan. Daarom willen we in deze privacyverklaring toelichten hoe we met uw gegevens omgaan.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming

Bij het omgaan met uw persoonsgegevens leven we de Algemene Verordening Gegevensbescherming na. Die ‘AVG’, in het Engels ook GDPR (General Data Protection Regulation) genoemd, is de nieuwe Europese privacywet. Die wetgeving legt vast hoe we met uw persoonsgegevens om moeten gaan. Daarbij is er aandacht voor alles wat we met die gegevens doen, zoals ze opslaan, raadplegen, doorsturen, ordenen, verspreiden, bijwerken, verwijderen, lezen… Al die activiteiten worden in die wetgeving het ‘verwerken’ van de persoonsgegevens genoemd. ‘Verwerken’ is dus een vrij breed begrip.

Wie heeft er toegang tot uw persoonsgegevens?

Het openbaar bestuur bepaalt welke gegevens we verzamelen en waarvoor we die gebruiken. Daarom is het openbaar bestuur verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. In de Algemene Verordening Gegevensbescherming wordt dit ook ‘verwerkingsverantwoordelijke’ genoemd. Dat betekent echter niet dat iedere medewerker of mandataris van het bestuur zomaar toegang heeft tot uw persoonsgegevens. Binnen het openbaar bestuur zijn er afspraken gemaakt over hoe we met uw persoonsgegevens omgaan. Daarbij is één van de basisprincipes dat enkel die medewerkers/mandatarissen die dit nodig hebben voor hun werk aan uw persoonsgegevens kunnen.

Voor sommige activiteiten maakt het openbaar bestuur gebruik van partners. Zo wordt met IT-leveranciers gewerkt voor bepaalde software. Verder kunnen we ook voor de dienstverlening met bepaalde partners werken (vb. het zorgnetwerk). In de Algemene Verordening Gegevensbescherming worden zo’n partners die, in opdracht van het openbaar bestuur, persoonsgegevens ontvangen en verwerken, ook wel ‘verwerkers’ genoemd. Met die verwerkers maken wij afspraken om te verzekeren dat ook zij op een correcte manier met uw persoonsgegevens omgaan.

In sommige gevallen bepaalt het openbaar bestuur niet alleen welke gegevens we verzamelen en waarvoor we die gebruiken. Soms kan dit samen met andere instanties gebeuren, bijvoorbeeld bij bepaalde projecten. Bovendien zijn we vaak wettelijk verplicht bepaalde gegevens te bezorgen aan andere instanties, zoals aan overheden. Ook in het kader van de dienstverlening kunnen we uw persoonsgegevens uitwisselen met andere overheden en organisaties. Dit onder andere om te garanderen dat u de juiste dienstverlening krijgt en automatisch bepaalde voordelen krijgt waar u recht op heeft.

Wanneer bezorgen we uw gegevens aan anderen?

Uw persoonsgegevens sturen we nooit zomaar door aan anderen. We doen dit slechts als:

  • er een wettelijke verplichting is

     

    • Voorbeelden: de dienst burgerzaken is wettelijk verplicht uw gegevens in het bevolkingsregister bij te houden, er zijn bepaalde minimale eisen aan hoe een verpleegkundig dossier eruit moet zien…
  • er contractuele afspraken zijn
    • Voorbeelden: als u beroep doet op de diensten van het woonzorgcentrum sluit u daarvoor vooraf een overeenkomst waarin afspraken over de dienstverlening gemaakt worden, indien u een factuur dient te bepalen is dit nodig om aan de gemaakte afspraken/geleverde dienstverlening te voldoen…
  • dit nodig is om uw leven te beschermen
    • Voorbeelden: indien u plots naar de spoeddienst van een kliniek moet, zal bepaalde informatie die u leven kan redden bezorgd worden (vb. allergieën indien die gekend zijn)
  • het openbaar bestuur dit als een taak van algemeen belang beschouwt
    • Voorbeelden: een medewerker van het openbaar bestuur bezoekt de personen die 80 jaar worden om na te gaan of ze eventueel hulp nodig hebben. Indien dit niet gebeurt, is het mogelijk dat mensen die steun nodig hebben die niet krijgen. Daarom heeft het openbaar bestuur dit als een taak van algemeen belang erkent.

Dit noemt de Algemene Verordening Gegevensbescherming ook wel de gronden om uw persoonsgegevens ‘rechtmatig’ te verwerken. Indien één van deze grondslagen niet van toepassing is, moeten wij steeds eerst om uw toestemming vragen. We zullen u eerst steeds informeren over wat die toestemming precies inhoudt. Uiteraard kan u deze toestemming steeds intrekken.

  • Voorbeelden: voor het nemen en publiceren van foto’s zullen wij toestemming vragen, zoals voor foto’s van bepaalde activiteiten waar u aan deelneemt. Indien we wettelijk verplicht zijn die foto te gebruiken (vb. als we een foto voor uw identiteitskaart vragen), zullen we geen toestemming moeten vragen. 

Wat zijn uw rechten?

U heeft een recht op inzage. Dit betekent dat u steeds mag vragen om uw persoonsgegevens en de doelen waarvoor we ze gebruiken in te kijken. Daarvoor vragen we wel een identiteitsbewijs, zodat we zeker zijn dat we deze gegevens aan de juiste persoon tonen. Indien u zou merken dat we onvolledige of foute persoonsgegevens van u hebben, mag u steeds vragen om ze te laten verbeteren. Daarnaast kan u steeds vragen om uw persoonsgegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, zoals een organisatie die dezelfde dienstverlening aanbiedt, over te dragen. U mag de gegevens zelf overdragen, maar als u dat wilt en als het technisch mogelijk is, kan het openbaar bestuur die overdracht ook voor u doen.

In een aantal gevallen kan u uw persoonsgegevens laten wissen. Dit kan bijvoorbeeld gaan om inschrijvingen in activiteiten. In bepaalde gevallen zullen wij echter niet aan uw vraag tot verwijdering van die gegevens kunnen beantwoorden. Als openbaar bestuur zijn we immers verplicht om bepaalde gegevens minstens gedurende een bepaalde termijn bij te houden. Indien u bijvoorbeeld zou vragen om uw gegevens uit het bevolkingsregister te verwijderen, zullen wij dit niet kunnen doen. Dit omdat we wettelijk verplicht zijn die gegevens daarin bij te houden.

Verder heeft u het recht om om een beperking van de verwerking te vragen. Dit betekent dat we uw gegevens minder zullen verwerken. Als bijvoorbeeld plots zou blijken dat we foute gegevens van uw verwerken, zullen we deze gegevens niet mogen gebruiken totdat ze verbeterd zijn. U heeft ook het recht om bezwaar te maken als we uw persoonsgegevens verwerken voor onze taken van algemeen belang. Dan stoppen we met de verwerking, tenzij we dwingende gronden kunnen aanvoerder die zwaarder zouden wegen dan de belangen en rechten van uzelf. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als de veiligheid van anderen hierdoor in gevaar zou komen.

Soms bepaalt de overheid zuiver op basis van een aantal kenmerken of u in aanmerking komt voor iets. Vaak gebeurt dit geautomatiseerd (vb. in aanmerking komen voor een studiebeurs). U heeft het recht om daar een menselijke tussenkomst in te vragen, behalve:

  • als we uw persoonsgegevens op die manier moeten verwerken volgens een overeenkomst die we met u gesloten hebben
  • als het wettelijk is toegelaten en uw rechten en vrijheden daarbij beschermd worden

Hoe kan u die rechten uitoefenen?

U mag steeds contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming (in het Engels ook Data Protection Officer) genoemd van het openbaar bestuur Zwevegem. De functionaris is te bereiken op volgend adres:

Data Protection Officer (DPO)
Blokkestraat 29 bus 1
8550 Zwevegem

U kan uiteraard ook steeds mailen (privacy@zwevegem.be) of bellen (056/76.55.67).

Ook voor eventuele andere vragen over hoe we omgaan met uw persoonsgegevens kan u steeds bij bovenstaande contactpersoon terecht.

Ook indien u contact opneemt met het openbaar bestuur zelf, zal u brief bij de juiste persoon terecht komen.

Gemeentebestuur Zwevegem  of  OCMW Zwevegem
Blokkestraat 29 bus 1                         Blokkestraat 29 bus 2
8550 Zwevegem                                   8550 Zwevegem
056/76.55.67                                          056/76.52.00

gemeentebestuur@zwevegem.be info@ocmw.zwevegem.be

Indien u vindt dat het openbaar bestuur niet correct met uw persoonsgegevens omgaat, heeft u steeds het recht om klacht in te dienen. Dit kan bij de Vlaamse Toezichtcommissie: https://overheid.vlaanderen.be/klachtenprocedure

Wanneer gebruiken we uw persoonsgegevens?

Een overzicht van welke persoonsgegevens we voor welke activiteiten binnen het openbaar bestuur gebruiken kan u vinden in volgend document: Verwerkingsactiviteiten

Om dit document correct te interpreteren, is het zeker belangrijk de inleiding goed na te lezen. Meent u een fout gezien te hebben? Contacteer gerust de functionaris voor de gegevensbescherming (privacy@zwevegem.be).

Ook indien u gebruik maakt van deze website gebruiken we bepaalde gegevens of willen we wat duiding bij zaken (zoals cookies, Google Analytics…) geven. Hiervoor kan u terecht bij de gebruiksvoorwaarden.