Het Bestuursdecreet voorziet een procedure voor de melding van inbreuken en bescherming van melders, gebaseerd op de klokkenluidersrichtlijn 2019/1937 van het Europees Parlement. Op deze webpagina lees je hoe je inbreuken bij het lokaal bestuur Zwevegem kan melden.
Alle inbreuken op wetgeving die op het lokaal bestuur van toepassing is, kunnen het voorwerp uitmaken van een klokkenluidersmelding. Klokkenluiders zijn personen die in het kader van een werkrelatie inbreuken vaststellen en die inbreuken melden. Dit kunnen personeelsleden zijn, maar ook andere personen die met het lokaal bestuur samenwerken, zoals bijvoorbeeld vrijwilligers, aannemers, leveranciers, consultants, sollicitanten, voormalige werknemers, ...
Intern meldpunt
Het Bestuursdecreet regelt hoe je als melder een melding kan doen. Je kan je melding schriftelijk (via mail of via brief), telefonisch of fysiek richten aan de algemeen directeur.
Schriftelijke melding via brief
Als je je melding per brief wil versturen, dan richt je je brief aan de algemeen directeur. Je stuurt je brief naar volgend postadres en vermeldt ook duidelijk op de omslag dat de brief vertrouwelijk is, door het woord ‘vertrouwelijk’ zichtbaar te noteren:
Lokaal Bestuur Zwevegem
tav Algemeen Directeur - Vertrouwelijk
Blokkestraat 29 bus 1
8550 Zwevegem
De brief wordt voor postbehandeling niet geopend en komt rechtstreeks bij de algemeen directeur terecht.
Telefonische melding
Je kan ook een telefonische melding doen op het nummer 056 76 55 67 (algemeen directeur).
Als je ermee instemt, kan het gesprek opgenomen worden ter bewaring en kan er een verslag opgemaakt worden. Je krijgt dan de kans om dit verslag te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.
Fysieke ontmoeting
Je hebt het recht om binnen een redelijke termijn een afspraak te krijgen voor een fysieke ontmoeting om de informatie van je melding te bespreken.
Als je ermee instemt, kan het gesprek opgenomen worden ter bewaring en kan er een verslag opgemaakt worden. Je krijgt dan de kans om dit verslag te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.
Wat gebeurt er als je je melding aan een verkeerde persoon of de verkeerde instantie richt?
Je melding wordt zo snel mogelijk op een veilige manier doorgestuurd naar de algemeen directeur. De onbevoegde persoon of instantie brengt je hiervan onmiddellijk op de hoogte.
Als de algemeen directeur vaststelt dat hij niet bevoegd is om de melding te onderzoeken, neemt hij opnieuw contact op met je om toestemming te vragen om de melding te mogen doorsturen naar de bevoegde organisatie of dienst voor verder onderzoek.
Extern meldpunt
Heb je al een interne melding gedaan? Of meen je dat de inbreuk bij een interne melding niet doeltreffend behandeld kan worden of dat er een risico op represailles bestaat? Dan kun je ook een melding maken bij Audit Vlaanderen. Je kunt je melding (anoniem) aan Audit Vlaanderen bezorgen:
- Per post: Havenlaan 88 bus 24, 1000 Brussel
- Per e-mail: melding.audit@vlaanderen.be
- Telefonisch: 02 553 45 55
Audit Vlaanderen kan beslissen om je melding niet in behandeling te nemen als:
- de inbreuk van geringe betekenis is
- de melding betrekking heeft op feiten die in een eerdere melding van jou als melder al zijn behandeld en de nieuwe melding geen nieuwe informatie van betekenis bevat
Verder verloop van je melding
Wat kan je verwachten nadat je je melding intern of extern hebt ingediend?
Ontvangstmelding
Je ontvangt als melder binnen de zeven dagen na de dag waarop het meldkanaal je melding ontvangen heeft een ontvangstmelding, tenzij:
- je melding al binnen die termijn werd afgehandeld. Dan krijg je meteen meer informatie over je melding.
- je je uitdrukkelijk verzet hebt tegen het krijgen van een ontvangstmelding.
- het krijgen van een ontvangstmelding de bescherming van je identiteit in gevaar brengt.
Meer informatie over je melding
Binnen een redelijke termijn krijg je informatie over wat er met je melding gebeurde. Meer concreet:
- Binnen de drie maanden na de dag waarop het meldingskanaal de ontvangstmelding heeft verstuurd.
- Of binnen drie maanden en zeven dagen, als er geen ontvangstmelding verstuurd is.
- Let wel: Audit Vlaanderen kan deze termijn van drie maanden verlengen tot maximaal zes maanden.
Je komt te weten welke maatregelen er genomen zijn of zullen genomen worden naar aanleiding van je melding. Je krijgt ook de redenen voor die maatregelen te horen. Vanzelfsprekend mogen de meldingskanalen je geen informatie bezorgen die het interne onderzoek of de rechten van de betrokken persoon of personen schaadt.
Garanties en bescherming
De procedures en systemen die gebruikt worden om meldingen te ontvangen en op te volgen, bieden de nodige garanties inzake de vertrouwelijkheid, anonimiteit en kwaliteit van de behandeling. Het bestuursdecreet geeft duidelijk aan welke gegevens over de melding mogen of moeten geregistreerd worden en geeft richtlijnen over de bewaring.
De nieuwe regeling voorziet een verbod op represailles. De definitie van represailles is ruim omschreven. Denk bijvoorbeeld aan represailles zoals negatieve beoordelingen of ontslag, maar ook verandering van taken, financiële sancties of reputatieschade.
Andere meldingen
Voor alle andere meldingen kan je terecht bij het meldpunt 'Ik Meld'. Je kan online een melding indienen, per mail naar ikmeld@zwevegem.be of telefonisch via het nummer 0800 1 8550.