Organiseer je soms activiteiten of kampen voor kinderen en jongeren tijdens de vakanties? Dan kan je voortaan een erkenning als Zwevegems vrije tijds opvanginitiatief aanvragen. Indien je aanvraag wordt goedgekeurd, dan ben je gemachtigd om een fiscaal attest uit te reiken.
Je vindt alle voorwaarden via onderstaande knop in het reglement. Vul het aanvraagformulier in, voeg de nodige bijlagen toe en bezorg alle documenten aan de dienst Jeugd & Kinderopvang.
De Gemeente Zwevegem wil Zwevegemse vrije tijd opvanginitiatieven, die voldoen aan de voorwaarden in dit reglement, erkennen omdat ze een bijdrage leveren aan de visie en doelstellingen die de Gemeente Zwevegem vooropstelt bij de organisatie van vrije tijd opvang & activiteiten.
D.m.v. de erkenning zullen deze Zwevegemse initiatieven fiscale attesten kunnen afleveren inzake uitgaven voor de opvang van kinderen minder dan 14 jaar of kinderen met een zware beperking van minder dan 21 jaar.
In dit reglement hebben de onderstaande termen volgende betekenis:
Zwevegemse buitenschoolse opvanginitiatieven:
elke organisatie, instelling of voorziening die activiteiten en/of opvang voor kinderen en jongeren organiseert, in de vrije tijd, en dit doet ter bevordering van hun algemene en integrale ontwikkeling. De activiteiten zijn hoofdzakelijk gericht op Zwevegemse kinderen en jongeren.
- Voor de erkenning komen alle Zwevegemse vrije tijd opvanginitiatieven in aanmerking die kampen of opvangdagen organiseren tijdens de buitenschoolse tijd en die niet erkend kunnen worden door een overkoepelende organisatie. De organisator hoeft niet te beschikken over een rechtspersoonlijkheid.
- Het aanbod richt zich tot een doelpubliek jonger dan 14 jaar (21 jaar bij personen met een zware beperking).
- Het werkingsadres ligt op het Zwevegemse grondgebied of de maatschappelijke zetel van het initiatief indien de gemeente waar de activiteiten plaatsvinden niet beschikt over een erkenningsreglement.
- Het initiatief moet voldoen aan de voorwaarden van de federale overheid om fiscale attesten te mogen uitschrijven (artikel 145/35 van het Wetboek van de Inkomstenbelastingen 1992)
Zwevegemse vrije tijd opvanginitiatieven moeten voldoen aan volgende voorwaarden:
- Het initiatief is niet-commercieel, heeft geen commerciële doelen en is er niet op uit om winst te maken. Er mag wel een financiële bijdrage gevraagd worden voor de activiteit of de werking mits dit in verhouding staat tot het aanbod.
- Er mag geen lidgeld verschuldigd zijn.
- De activiteiten vinden plaats buiten de normale schooluren, in de vrije tijd. Het gaat hier zowel om initiatieven tijdens de schoolvakanties, in de weekends, op vrije dagen, op woensdagnamiddagen, maar ook om alle opvanginitiatieven vóór de aanvang van de lessen en na de normale lesuren.
- Het initiatief organiseert meerdere activiteiten en/of (een) meerdaagse activiteit(en) met een minimum van 5 dagen per kalenderjaar.
- Het doel van het initiatief past binnen de beleidsdoelstelling ‘Jong Zwevegem’ van lokaal bestuur Zwevegem: AP112: Realiseren van goed georganiseerd onderwijs en vakantiewerking in moderne huisvesting - AC1126: organiseren van een geïntegreerd aanbod buitenschoolse activiteiten en opvang.
- De doelstelling van het initiatief mag niet het beleven van een levensbeschouwing of het bedrijven van politiek zijn.
- De activiteiten zijn groepsgericht, het gaat niet om individuele begeleiding van kinderen maar het organiseren van groepsgerichte activiteiten.
- De opvang gaat door in kwaliteitsvolle accommodatie.
- De activiteiten zijn toegankelijk voor iedereen. Het initiatief duldt geen enkele vorm van discriminatie op grond van geslacht, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, huidige of toekomstige gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschap of sociale afkomst. Het verbindt zich er ook toe dat men toegankelijk is voor iedereen.
- Het initiatief beschikt over een uittreksel van het strafregister art. 596.2 (=bewijs goed gedrag en zeden voor uitoefenen van activiteiten met kinderen en jongeren) voor alle begeleiders.
- Het initiatief wordt na de erkenning lid van het lokaal overleg kinderopvang en het lokaal samenwerkingsverband BOA en zal een actieve rol opnemen in deze inspraakorganen.
- Het initiatief en al zijn begeleiders onderschrijven integraal het VN-verdrag inzake de rechten van het kind.
Aanvraag
- Het initiatief kan een aanvraag doen via een online formulier. We peilen hierin naar gegevens van de initiatiefnemer, visie, doelstelling, bewijs van verzekering (brand, BA & lich. Ongev.) & omschrijving aanbod en begeleiding.
- Het is het ganse jaar mogelijk om een aanvraag in te dienen. De ingevulde gegevens moeten betrekking hebben op de situatie zoals ze is op het moment van de aanvraag.
- De aanvrager voegt van zichzelf en eventuele reeds andere gekende begeleiders een uittreksel uit het strafregister art. 596.2 (attest goed gedrag en zeden) bij de aanvraag.
- De aanvrager ontvangt een schriftelijke bevestiging auto reply waarop ook de contactgegevens van de bevoegde dienst worden vermeld.
- Elke wijziging van werkings- of contactgegevens van het initiatief na het indienen van de erkenningsvraag moet onmiddellijk schriftelijk worden doorgegeven aan de bevoegde dienst.
Beoordeling
De bevoegde dienst beoordeelt de aanvraag op ontvankelijkheid, volledigheid en inhoud en kan een overleg vragen of bijkomstige informatie opvragen. De initiatiefnemer wordt uitgenodigd voor een verkennend gesprek.
Beslissing
De aanvraag wordt voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen dat beslist over het al dan niet toekennen van de erkenning. Binnen de 8 weken na het indienen van de aanvraag wordt een beslissing genomen.
Bekendmaking
Het initiatief wordt schriftelijk op de hoogte gebracht van de beslissing binnen een termijn van 30 dagen na de beslissing.
Rapportage
- Het initiatief moet eenmaal per jaar een werkingsverslag indienen, uiterlijk eind januari.
- Dit werkingsverslag omvat: een overzicht van de activiteiten van het voorbije jaar, de tijdstippen waarop deze activiteiten zijn doorgegaan, het aantal deelnemers in leeftijdscategorieën en deelnemersprijs van het aanbod. (link formulier)
- Het werkingsverslag wordt aangevuld met bewijsvoering dat het vooropgestelde programma doorging via promotiemiddel en fotomateriaal.
- De gemeente Zwevegem verleent de erkenning voor 2 kalenderjaren.
- De erkenning wordt niet automatisch verlengd. Een verlening kan ten vroegste 2 maanden voor het einde van het lopende kalenderjaar aangevraagd worden.
- De aanvrager brengt het lokaal bestuur op de hoogte als de activiteiten worden stopgezet.
- De gemeente Zwevegem kan ten allen tijde onaangekondigd ter plaatse de werking controleren.
- De gemeente Zwevegem kan ten allen tijde bijkomende informatie opvragen.
- Initiatieven met een rechtspersoonlijkheid verlenen op verzoek inzage in de boekhouding.
- Het college van burgemeester en schepenen kan de erkenning herroepen als het initiatief niet langer voldoet aan één of meerdere voorwaarden voor de erkenning en/of wanneer deze zich onttrekt aan de controlemogelijkheden van de gemeente Zwevegem.
- De erkenning als vrije tijd opvanginitiatief is geen erkenning als Zwevegemse vereniging en geeft dan ook geen recht op verkrijgen van subsidies of verlaagde huurprijzen voor zalen en materialen.
- Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2024.
- Bij het begin en halverwege een nieuwe legislatuur wordt de werking van dit reglement geëvalueerd binnen de dienst jeugd & kinderopvang en het lokaal overleg kinderopvang.